Auto-entrepreneur : comment gérer le standard téléphonique ?

Faites-vous partie des personnes ambitieuses qui ont osé fonder leurs propres entreprises ? Sachez que la clé d’un bon développement repose sur une organisation réfléchie à tous les nouveaux. En matière de communication, il est indispensable de bien choisir les outils. Dans cette optique, nombreux sont ceux qui ont eu recours au standard téléphonique qui est souvent difficile à gérer. Dans cet article, avant de suggérer les bonnes méthodes ainsi que les techniques de gestion d’un standard téléphonique, faisons un tour d’horizon sur son utilisation.

Les caractéristiques d’un standard téléphonique

En général, un standard téléphonique est un appareil qui permet de gérer, en même temps, plusieurs appels tant internes qu’externes. Il peut se présenter sous 3 formes, à savoir : un standard téléphonique classique (boîtier relié à un réseau analogique pour les PABX et à un réseau internet pour les IPBX), un mini-standard téléphonique (sous forme d’un téléphone fixe classique) et un standard téléphonique virtuel (accessible grâce à une connexion internet).

Les différentes fonctionnalités possibles des standards téléphoniques

Les standards téléphoniques se déclinent en différents modèles. Et chaque modèle a ses propres fonctionnalités. Les exemples de fonctionnalités les plus fréquentes sont : la musique d’attente, l’accueil personnalisé, la sélection directe à l’arrivée, le message d’accueil téléphonique ou le pré-décroché, les fonctions de numérotation en forme d’abrégée individuelle ou collective, le filtrage d’appels, l’identification de l’appelant, la messagerie vocale, l’enregistrement des appels téléphoniques, l’analyse de trafic avec la taxation des appels et encore d’autres.

Les avantages de l’utilisation d’un standard téléphonique

Pour tirer le maximum d’avantages dans l’utilisation d’un standard téléphonique, il faut choisir le modèle qui correspond le mieux au budget et aux besoins de votre entreprise.

Le principal avantage de l’utilisation d’un standard téléphonique est que cet appareil empêche toute éventuelle perte d’appels provenant de vos clients, de vos fournisseurs et de vos partenaires, grâce à la permanence téléphonique. Celui-ci vous permet de rester joignable à tout moment. Tel est le cas d’une entreprise de sécurité, comme EUROPE SÉCURITÉ qui est implantée dans le Sud de la France. Elle doit assurer que tous les appels effectués par ses clients soient reçus et résolus dans les plus brefs délais Il en est ainsi, par exemple, pour des interventions et des rondes d’urgence.

De ce fait, l’utilisation d’un standard téléphonique crédibilise votre image professionnelle. Elle renforce également la confiance et la fidélité de vos clients.

Les bonnes méthodes de gestion d’un standard téléphonique

Pour bien gérer un standard téléphonique, il est primordial de désigner une personne qui est capable de manipuler le modèle d’appareil choisi. Selon votre structure, cette personne peut être une assistante, un secrétaire ou bien une réceptionniste. Elle doit être en mesure de répondre au mieux et d’orienter les appelants avec efficacité, réactivité et sérieux. Par ailleurs, la personne doit être bien formée à toutes les tâches relatives à la manipulation du standard téléphonique. Cette formation doit être axée vers les techniques normalisées du service d’accueil, les règles fondamentales de la communication orale et les normes de gestion des messageries électroniques.

Lorsque le volume d’appels est assez important, il faut appuyer sur l’option pré-décrochage qui permet de diriger les appelants vers une file d’attente. Il est possible de configurer cette option pour activer un massage ou une musique d’attente. Le message est plus intéressant car il vous permet de fournir des informations importantes concernant votre entreprise, comme les horaires d’ouverture, les offres ou encore d’autres.

Dans le cas où l’effectif de votre personnel serait insuffisant et que vous ne pouvez pas désigner une personne chargée de gérer le standard téléphonique, optez pour un standard téléphonique externalisé ou un modèle équipé d’un serveur vocal interactif. Le standard téléphonique virtuel est une solution externalisée et gérée depuis une page web, un logiciel ou une application mobile. Il est hébergé soit dans un cloud, soit par une société extérieure. Le serveur vocal interactif, quant à lui, est un menu hiérarchisé et configuré, grâce à une interface intuitive.

D’autre part, il est tout à fait possible aussi d’utiliser un outil de gestion du standard téléphonique. Le chatbot vocal est l’exemple par excellence. Il s’agit d’un robot qui est conçu avec le Traitement Automatique du Langage Naturel (TALN). Il peut recevoir les communications entrantes, répondre aux questions basiques et transférer les demandes complexes vers des conseillers spécialisés.